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长春工程学院档案管理办法
2014-09-10 00:00  

长春工程学院档案管理办法

第一章  总则

第一条  根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》等有关档案工作的法令、法规和条例,为加强我院档案工作,提高档案管理水平,更好地为教学、科研和各项管理工作服务,结合学院的工作实际,特制定本办法。

第二条  本办法所称档案是指学院从事教学、科研、党政管理以及其它各项活动中直接形成的对学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记载资料。

第三条  学院各部门在工作中形成的各类档案,是当前和今后工作的凭证,是学院各项工作活动的历史记载,也是学院的宝贵财富,由学院档案部门集中统一管理。

第二章  档案工作的管理和基本任务

第四条  学院档案室隶属于校长办公室。档案工作受省、市档案行政管理部门的监督、检查、指导。

第五条  建立全院档案工作网络,各部门须有一名负责人分管档案工作,并配备一名兼职档案员,业务上受综合档案室指导。兼职档案员负责本单位档案的收集、整理、移交以及督促、检查等工作。

第六条  档案工作人员必须坚持四项基本原则,热爱档案事业,忠于职守,遵守纪律,具备专业知识和一定的科学文化知识。在档案收集、整理、保护或提供利用等方面做出成绩的单位或个人应给予表彰和奖励。

第七条  档案人员的编制根据学院发展规模及馆藏数量等因素,由学院确定。在经费、库房、设备等方面学院予以保证。

第八条  为保证立卷质量,严格实行部门立卷归档制度,各部门兼职档案员负责本部门纸质、电子文件材料的积累、归卷,做到“三纳入、四同步”,纳入管理制度,纳入有关人员的职责范围。在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作。

第九条  档案工作的基本任务

㈠贯彻执行党和国家关于档案工作的法令、政策及有关规定,建立健全各项规章制度,做好档案宣传工作。

㈡全院各单位、各部门的档案工作进行指导、监督和检查。

㈢负责对全院各类归档材料的收集、整理、保管、鉴定、统计等工作。

㈣保守档案机密,确保档案安全,维护档案的完整、准确、系统;做好档案保护工作,最大限度地延长档案使用寿命。

㈤科学管理全院档案,积极为各部门创造使用条件。

㈥开展档案的编研工作,积极开发档案信息资源。

㈦负责对全院兼职档案人员进行业务指导。

第三章  文件材料的形成和归档

第十条  各单位、各部门应建立健全文件材料的形成、积累、整理、归档制度,将档案工作纳入教学、科研、管理人员的职责范围,做到每项重要的教学、科研、党政管理、基建、生产、重要仪器设备购置等活动,都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

学院的任何单位和个人,在其职务活动中形成的各种载体形式的文件材料都应按规定存档,任何人不得据为己有。

第十一条  各类文件材料实行文件材料形成部门立卷归档制度。各单位、各部门,要认真做好平时的预立卷工作,然后按档案室立卷归档办法进行整理、移交外,各单位不得以任何借口拒绝移交。

第十二条  各类文件材料的归档范围和要求。

按国家教育部《普通高等学校档案管理办法》的规定,文件材料的归档范围包括党政管理、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财会十大类文字及声像材料,其归档的明细范围和具体要求见附件。

第四章  档案的管理和利用

第十三条  全院档案由档案室集中统一管理。

第十四条  归档的文件材料要书写工整,声像清晰,一律使用碳素或兰黑墨水。

第十五条  学校档案室对档案的收进、移出、保管、提供利用等要求进行统计,并按规定及时向上级业务管理机关报送档案基本情况统计报表。

第十六条  档案库房按上级要求和有关技术标准设置。

第十七条  档案室对库存档案实行定期鉴定,对保存期满,确已失去保存价值的档案,进行清理、造册,经主管领导批准后销毁。销毁档案时,应指定专人监督并会同保卫、保密部门人员共同执行。监销人员应在销毁清册上签字,未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第十八条  为确保档案的安全和质量,要定期对档案进行认真检查,一般每五年对库存档案全面核对清查一次,做到帐、物、卡相符,如发现档案有变质、损坏现象应及时抢救、修复。

第十九条  为了便于档案的利用,编制必要的检索工具如索引、案 卷目录、全引目录等。

第二十条  档案信息资源的开发利用是档案室的重要工作之一,学校档案室遵循下列规定进行开发利用档案工作。建立档案的查、借阅制度,根据档案的机密程度,确定不同的利用范围,规定不同的审批手续。

㈠学校档案室保存的档案,主要供学校利用,学校有关人员因工作需要借阅一般档案时,需经部门负责人出具证明,并经校长办公室同意后方可查阅。 需查阅涉密档案,必须经校领导批准后方可查阅。

㈡利用者要求复制利用范围的档案,应有档案管理人员在场。

㈢外单位人员来校要求查阅档案时,应持有本人有效证件及单位介绍信并经校领导批准后,方可查阅。

㈣未经学校授权或上级主管机关批准,任何组织或个人无权公布档案信息。

第二十一条  档案室要积极开展档案编研工作,配合有关部门编写大事记、基础数字汇编等参考资料,做好档案信息资源的开发与利用,更好地为学校各项工作服务。

第二十二条  归档时间和要求。

㈠各党政部门和能按年度归档的部门于次年四月中旬前归档。

㈡科研、基建项目、设备和专题性成套性档案,在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。

㈢财会档案在会计年度终结后暂由财会部门保管,一年后向档案室移交归档。

㈣接收档案必须履行手续,写明案卷标题,卷内文件页数,案卷数量,移交时间,交接双方需要签名确认。

第五章  奖励与处罚

第二十三条  学校档案室应建立考查、考核制度。对于在档案工作中做出突出贡献的优秀的专、兼职档案工作人员应由学校给予表彰和奖励。

第二十四条  对于违反《中华人民共和国档案法》的行为,玩忽职守造成档案损失的有关人员,应由学校根据情节轻重,依照有关规定,给予行政处分,构成犯罪的有司法部门追究刑事责任。

第六章  附则

第二十五条  本办法从发布之日起试行,学校制定的原档案管理办法废止。

第二十六条  本办法在执行过程中遇到问题,由档案室负责解释。

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